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帳簿書類の保存について


こんにちは。
 
女性スタッフだけの税理士事務所
「原&アカウンティング・パ-トナ-ズ」のメ-ルマガジンです。
 
このメ-ルマガジンは、事業を大きくしたい人に毎回役立つニュ-スをお届けしております。
 
 
<<私たちの事務所について>>
 
こんにちは。スタッフの神部です。
 
世間では3月決算の会社が多く、5月の申告に向けてちょうど忙しい時期をお過ごしの方も多いのではないでしょうか。
 
私たちの社内では、ちょうどこの時期、産休復帰ラッシュがきております!
 
続々と、出産を終えた強者たちが、戦力となり復帰1日目から活躍しております。
 
7月にはもう1人復帰する予定です♪
 
着実に戦力が増え、5月の申告まで後もう少しですが、全力で頑張りたいと思います!
 
 
<<今月の「トピック」>>
 
みなさん、帳簿の保存はどのようにしておりますか?
 
決算書はたくさんあるけど、いったい何年分保存すればいいの?
 
書類がいっぱいで整理しきれない!データ保存はダメなの?
 
など意外とわからず、なんとな~く保存してはないでしょうか。。
 
 
実は、帳簿書類の保存期間と保存方法はきちんと定められているんです。
 
法人は、帳簿を備え付けてその取引を記録するとともに、
 
その帳簿と取引等に関して作成又は受領した書類(以下「書類」といい、帳簿と併せて「帳簿書類」といいます。)を、
 
その事業年度の確定申告書の提出期限から7年間保存しなければなりません。
 
また、取引情報の授受を電磁的方式によって行う電子取引をした場合には、
 
原則としてその電磁的記録(電子データ)をその事業年度の確定申告書の提出期限から7年間保存する必要があります。
 
 
【具体的な保存期間について】
 
(1)帳簿(現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳、経費帳等)・・・7年間
 
(2)決算書類関係(損益計算書、貸借対照表、棚卸表等)・・・・・・・・7年間
 
(3)証しょう書類
  
   1. 現金の収受、払い出し、預貯金の預入・引出しに際して作成された書類
   
   (領収書、小切手控、預金通帳、借用証等)・・・・・・・・・・・・7年間
 
   2. 有価証券の取引に際して作成された書類
 
   (有価証券受渡計算書、社債申込書等)・・・・・・・・・・・・・・7年間
 
   3. 1、2及び4以外のもの
 
   (請求書、契約書、見積書等)・・・・・・・・・・・・・・・・・・5年間
 
   4. 棚卸資産の引き渡し又は受入に際して作成された書類
 
   (納品書、送り状、貨物受領証、出入庫報告書、検収書等)・・・・・5年間   
 
 
【保存方法について】
 
(1)原則的な保存方法
  
帳簿書類の保存方法は、紙による保存が原則となります。
 
したがって、電子計算機で作成した帳簿書類についても、
 
原則として電子計算機からアウトプットした紙により保存する必要があります。
 
 
(2)6年目及び7年目のマイクロフィルムによる保存方法
 
帳簿書類の保存は、紙による保存が原則ですが、保存期間の最後の2年間に当たる6年目及び7年目の
 
帳簿書類(一定の書類については最後の4年間)は、一定の要件を満たすマイクロフィルムにより保存することができます。
 
なお、マイクロフィルムによる保存を行う場合には、一定の基準を満たすマイクロフィルムリーダ又は
 
マイクロフィルムリーダプリンタを設置する必要があります。
 
 
(3)電磁的記録による保存方法
 
自己が電磁的記録により最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿書類で
 
一定の要件を満たすものは、紙による保存によらず、サーバ・DVD・CD等に記録した電磁的記録(電子データ)のままで
 
保存することができます。
 
なお、電磁的記録による保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要です。
 
 
(4)一定の書類のスキャナ読取りの電磁的記録の保存方法
 
保存すべき書類のうち、次の書類以外の一定の書類については、紙による保存によらず、
 
スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行うことができます。
 
●棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類
 
●取引の相手方から受け取った契約書、領収書等及び自己の作成したこれらの写し(記載された金額が3万円未満のものを除きます)
 
なお、スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出し、
 
承認を受けることが必要です。
 
(注) 帳簿については、スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行うことはできません。
 
 
(5)電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存
 
自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿書類については、
 
一定の要件の下で、紙による保存によらず、その電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルム(COM)により保存することができます。
 
なお、電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存を行う場合には、
 
あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出して承認を受けることが必要です。
 
 
以上のような規定がございます。
 
帳簿の保存の為に、外部で倉庫を借りたり、サーバーの容量を増やしたりと
 
色々工夫されている会社様も多いかと思います。
 
自分の判断により、もう必要ないからと言って7年経たずに破棄してしまわぬよう、
 
きちんと保存していきましょう。
 
 
<<編集後記(今月のスタッフ日記)>>
 
みなさん、突然ですが、運動はしていますか?
 
私は、ジムに入会していますが、正直なかなか行けていません。。。
 
これではお金の無駄なので、さすがに行かないと・・・と思い、
 
先日、久々にジムへ行ってきました。
 
まずは、軽くストレッチを行い身体をほぐしながら徐々に身体を温めていきます。
 
身体も久々の伸びを感じているのか、喜びを感じているようでした(笑)
 
とりあえず手始めとして、30分のランニングをしてみましたが、
 
何年振り?のランニングなので、まぁ身体が大変な事に・・・!
 
とりあえずその日は、足を小刻みに震わせながら、ジムを後にしました。。。
 
ただ、これでは終わりません!!
 
「継続は力なり」ではないですが、定期的にランニング、スイミングを今もなお頑張っております!
 
冒頭に戻りますが、みなさん、運動はしていますか?
 
日々の何気ないところからという事で、手始めにエスカレーターをやめ階段を利用してみてはいかがでしょうか♪
 

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